Soru 1: Harcama teyit raporu/dış denetim raporu hangi durumlarda hazırlanacaktır?

Cevap: Destek miktarı 200.000 TL’yi geçen projelerde tüm proje sahiplerinden denetim raporu istenecektir. Ayrıca destek miktarı 200.000,00 TL’nin altında ise Ek III Proje Bütçesi’ne Harcama Teyit Raporu için maliyet konulmuşsa Harcama Teyit Raporu sunulacaktır.

Soru 2: Mali Destek Programları kapsamında Kamu İdarelerinin faaliyetlerine ait kayıtlar nasıl tutulmalıdır?

Cevap: Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Aktarımı, Kullanımı ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Bakanlık tarafından yayınlanmakta olup, kamu idareleri bu usul ve esaslara göre proje kayıtlarını tutmalı ve proje muhasebe işlemlerini bu usul ve esaslara göre yapmalıdırlar.

Soru 3: Proje kapsamında sözleşme değişiklik taleplerini, raporlamaları Ajansa nasıl iletmeliyiz?

Cevap: Ajansa gönderilmesi zorunlu olan raporlar ile sözleşme değişiklik talepleri Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS) kullanılarak hazırlanmalı, sistemden alınacak çıktılar kaşelenmeli, imzalanmalı ve Ajansa gönderilmelidir.

Soru 4: Proje bitiminden sonra dış denetim makamınca hazırlanacak olan ‘Harcama Teyidi Raporu’ ücretini de diğer tüm ödemeler gibi proje süresi bitmeden ve henüz o hizmeti almadan ödemek zorunda mıyım?

Cevap: Hayır, proje süresi bitmeden tüm ödemelerin yapılması kuralının tek istisnası Harcama Teyit Raporudur. Proje süresi bitiminden itibaren 1 ay içerisinde nihai rapor ve ekinde Harcama Teyidi Raporu Ajansa sunulmalıdır. Dolayısıyla Harcama Teyit Raporunun uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için proje süresi içerisinde yapılmamışsa dahi en geç nihai rapor sunum tarihine kadar ödemesinin yapılmış olması gerekmektedir.

Soru 5: Proje süremiz 15 Nisan’da bitmektedir. Fakat satın almalarda yaşanan aksaklıklardan dolayı alınan ekipmanın faturası 16 Nisan’da kesilmiştir. Bu durumda yapılan ödeme uygun maliyet olarak kabul edilebilir mi?

Cevap: Projelerde gerçekleşen maliyetlerin uygun maliyet sayılmasının en önemli şartlarından birisi gerçekleşen harcamanın proje süresi içinde yapılmasıdır. Proje süresi içinde gerçekleşmeyen harcamalar uygun maliyet olarak kabul edilmemektedir.

Soru 6: Nihai rapor sunulması zorunlu mudur?

Cevap: Nihai raporun sunulması zorunludur. Nihai raporun sunulması gereken son tarihte sunulmaması durumunda, bu yükümlülüğün yerine getirilmeyişinin nedenini belirten kabul edilebilir bir gerekçe yazılı bir şekilde Ajansa iletilmelidir. Aksi takdirde Ajans, sözleşmeyi feshetme ve hali hazırda ödenmiş tutarları faiziyle geri talep etme hakkına haizdir.

Soru 7: Nihai raporu en geç ne zaman teslim etmeliyim?

Cevap: Nihai rapor proje bitimini müteakip 30 gün içerisinde Ajansa sunulur. Ajans 30 gün içerisinde inceler ve eğer istenilmişse yararlanıcı tarafından 7 gün içerisinde eksiklikler tamamlanır.

Soru 8: Proje sonrası değerlendirme raporu Ajansa ne zaman sunulmalıdır?

Cevap: Proje sonrası değerlendirme raporu (PSDR) projenin sonuçlarının başarısını, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleşme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, sorunları ve çözüm önerilerini içerir. Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulmalıdır.

Soru 9: Proje kapsamında alınması planlanan bilgisayar için bütçe olarak 5.000 TL belirlenmiştir. İhale sonucunda bilgisayarın maliyeti 2.000 TL olarak gerçekleşmiştir. Bu durumda artan 3.000 TL’yi başka kalemler için kullanabilir miyim?

Cevap: Hayır bütçe kaleminden tasarruf edilen miktar diğer kalemlerde kullanılamaz.

Soru 10: Proje süresi tamamlandıktan sonra yararlanıcının sorumlulukları ne kadar süre devam etmektedir?

Cevap: Sözleşme Genel Koşullarına göre yararlanıcı; nihai ödemeden itibaren on yıl süre ile belge muhafazasından, nihai ödemeden sonra 3 yıl süreyle görünürlüğün devam etmesinden sorumludur. Ayrıca projenin tamamlanmasından itibaren 3 yıl süre ile alınan makine, ekipman ve teçhizat Ajans genel sekreterinin yazılı izni olmaksızın devir, rehin ve teminat gösterilemez, atıl vaziyette bulundurulamaz.

Soru 11: Projenin planlanan tarihten daha erken tamamlanması mümkün müdür?

Cevap: Öngörülen tüm faaliyetlerin tamamlanması ve gerekli raporlama ve harcama belgelerinin sunulması şartıyla projenin planlanan tarihten daha erken tamamlanması mümkündür.

Soru 12: Proje faaliyetlerinden gelir elde edilebilir mi?

Cevap: Proje faaliyetlerinden gelir elde edilmesinin önünde herhangi bir engel yoktur. Ancak proje amacı ile doğrudan bağlantısı kurulamayan şartname satışı, proje faaliyetleri arasında yer alan eğitimlere katılım gibi konularda gelir elde edilmesi durumlarında elde edilen gelir tespit edildiği ölçüde proje bütçesinden düşülür.

Soru 13: Projelerde ek süre verilmesi söz konusu mudur?

Cevap: Sözleşme süresi Yönetmelikte düzenlenen hallerde değiştirilebilir. Bu kapsamda;

a) Proje uygulamasında ortaya çıkabilecek aksaklıkları gidermek amacıyla yararlanıcının başvurusu üzerinde bir defaya mahsus olmak ve bir ayı geçmemek üzere genel sekreter kararı ile,

b) Proje ve faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren; yargı süreci, beklenmeyen hal veya mücbir sebepler nedeniyle bir defaya mahsus olmak ve altı ayı geçmemek üzere yönetim kurulu kararı ile sözleşme süresi uzatılabilir.

Soru 14: Kamu görevlileri projeden ücret alabilir mi?

Cevap: Kamu görevlilerinin maaşları projede çalıştıkları süre oranında belgelendirilmek koşuluyla yalnızca yararlanıcının (ortaklar dahil) eş-finansmanı olarak kabul edilecektir.

Soru 15: Proje sonunda toplam proje bütçesi tahmin edilenden düşük çıkarsa alacağım destek miktarı da değişecek mi?

Cevap: Ajans toplam uygun maliyetlerin belirlenmesinin ardından destek sözleşmesinde imza altına alınmış destek oranı/yüzdesi kadar ödeme yapmaktadır. Diğer bir deyişle, toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projeniz kapsamında tahsis edilecek mali destek tutarı da aynı oranda azalacaktır.

Soru 16: Satın alma koşulları kurumlara göre değişecek midir? Projemizi uygularken hangi satınalma mevzuatı geçerli olacaktır?

Cevap: 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen projeler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini bu mevzuat çerçevesinde gerçekleştireceklerdir. Söz konusu Kanuna tabi olmayan kurum ve kuruluşların satın alma faaliyetleri ise Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılacaktır.

Soru 17: Proje sözleşmesi imzalanmadan önce proje kapsamında yapılan harcamalar (alınmış olan makine ve ekipmanlar) uygun maliyet olarak kabul edilebilir mi?

Cevap: Proje sözleşmesi imzalanmadan önce proje için yapılan harcamalar (alınmış olan makine ve ekipmanlar) uygun maliyet olarak kabul edilemez. Proje başlangıcından önce yapılan faaliyetlerin maliyetleri uygun olmayan maliyetler kapsamında değerlendirilmektedir.

Soru 18: Eş-finansman için banka kredisi alabilir miyim?

Cevap: Başvuru sahibi eş-finansmanı kendi öz kaynaklarından veya bankalardan sağlayabilir.

Soru 19: Projeler kapsamında ikinci el makine ve ekipman alınabilir mi?

Cevap: İkinci el makine-ekipman alımları uygun maliyet olarak kabul edilmemektedir.

Soru 20: Proje kapsamında yararlanıcının bütün eş finansmanı başlangıçta proje hesabına yatırması zorunlu mudur?

Cevap: Hayır, eş finansmanın tamamının başlangıçta yatırılması zorunlu değildir. Projede öngörülen harcamaların gerçekleşme durumuna göre eş finansman süreç içerisinde parça parça yatırılabilir.

Soru 21: Proje tamamlandıktan sonra da izlemelere devam edilecek mi?

Cevap: Evet, projenin tamamlanmasının ardından yararlanıcının devam eden yükümlülükleri ile ilgili olarak denetim ziyaretleri yapılacaktır.

Soru 22: Açık ihale usulü ile yapılan satın alımlarda Damga Vergisi ödememiz gerekiyor mu?

Cevap: Evet, açık ihale ile yapılan tüm satın alımlarda kanuni zorunluluk olarak taraflar arasında sözleşme yapılır. Damga Vergisi Kanunu’na göre de yapılan her sözleşmede, sözleşme bedelinin KDV hariç tutarı üzerinden her yıl belirlene oranlar kadar kısmı Damga vergisi olarak yatırılmalıdır.